Риски Вашей компании могут заключаться в следующих моментах кадровой работы:

1. Отсутствие или неверное составление Правил внутреннего трудового распорядка(*). Такие Правила это внутренний документ организации, регламентирующий в соответствии законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
2. Непроведение или несвоевременное проведение Специальной оценки условий труда. Такая оценка должна проводиться в организации не реже 1 раза в 5 лет с участием специализированной уполномоченной организации, с которой должен заключаться договор на проведение оценки(**). Результаты оценки условий труда должны быть оформлены документом, который хранится в организации и проверяется Инспекцией труда.
3. Отсутствие в организации утвержденных принципов оплаты труда (политики по оплате труда). Необходимость наличия такого внутреннего документа вытекает из требований Трудового кодекса РФ(***). В документе целесообразно зафиксировать: виды оплаты труда в организации; порядок, место и сроки выплаты заработной платы; принципы премирования работников; возможные удержания из заработной платы; порядок индексации заработной платы; другие существенные моменты системы оплаты труда. Наличие такого внутреннего документа существенно снизит риски организации как работодателя при проверке Инспекцией труда в части правильности начисления и выплаты заработной платы.
4. Вероятность того, что отношения компании и физического лица по договору будут признаны трудовыми. К критериям признания отношений трудовыми относятся(****):

• журнал регистрации прихода-ухода работников на работу;
• графики работы (сменности), графики отпусков;
• документы о направлении работника в командировку;
• приказ возложении на работника обязанностей по обеспечению пожарной безопасности;
• договор о полной материальной ответственности работника;
• расчетные листы о начислении заработной платы и ведомости выдачи денежных средств, сведения о перечислении денежных средств на банковскую карту работника;
• документы хозяйственной деятельности работодателя: заполняемые или подписываемые работником товарные накладные, счета-фактуры, копии кассовых книг о полученной выручке, путевые листы, заявки на перевозку груза, акты о выполненных работах;
• документы по охране труда: журнал регистрации и проведения инструктажа на рабочем месте, удостоверения о проверке знаний требований охраны труда, направление работника на медицинский осмотр, акт медицинского осмотра работника, карта специальной оценки условий труда.

Кроме того, риск работодателя могут составлять: неверное оформление трудовых договоров и личных карточек работников (форма №Т-2); ошибки в начислении заработной платы, в уплате налогов и взносов.

По результатам проведения проверки Инспекцией труда могут налагаться штрафы на работодателя, например, штраф за отсутствие специальной оценки оплаты труда предусмотрен для индивидуальных предпринимателей в размере от 5000 рублей до 10000 рублей, для организаций - в размере от 60000 рублей до 80000 рублей, в том числе на должностных лиц организаций - в размере от 5000 рублей до 10000 рублей(*****).

Основания:

(*) ст. 189 "Трудового кодекса Российской Федерации" от 30.12.2001 №197-ФЗ.

(**) Федеральный закон от 28.12.2013 №426-ФЗ "О специальной оценке условий труда".

(***) глава 21 "Трудового кодекса Российской Федерации" от 30.12.2001 №197-ФЗ.

(****) Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 №15 "О применении судами законодательства, регулирующего труд работников, работающих у работодателей - физических лиц и у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям".

(*****) п. 2 ст. 5.27.1 "Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 №195-ФЗ.

Наши рекомендации:

• Рекомендуем руководителю и главному бухгалтеру организации, риск-менеджеру, руководителю подразделения внутреннего контроля провести внутреннюю оценку (проверку) соблюдения требований законодательства в области кадровой политики и кадрового делопроизводства, начисления заработной платы и уплаты налогов и взносов.
• В случае, если в Вашей организации отсутствуют внутренние документы по кадровым вопросам, такие как Правила внутреннего трудового распорядка, Политика в области оплаты труда, мы можем оказать Вам консалтинговые услуги в этой области. Для заказа данной услуги Вы можете написать нам через страницу Консультация или позвонить по телефонам, указанным на странице Контакты.
• Кроме того, в целях снижения указанных выше рисков, мы можем провести в Вашей организации кадровый аудит, охватывающий все вопросы кадровой политики и ведения кадрового производства.